Документооборот в организации является важной составляющей для эффективной деятельности предприятия, так как обеспечивает быстрый поиск необходимой информации и высокий уровень исполнительской дисциплины. Данный процесс является базовым звеном организационно-управленческой сферы компании.
В стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в разделе 4 определены преимущества управления документами. Организация делопроизводства дает возможность:
осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
предоставлять информацию последовательно и объективно;
обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
повышать эффективность деятельности всей организации;
обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.
Автоматизация работающей системы документооборота позволит организации, работающей в Москве или на территории другого региона, повысить собственную управляемость и производительность, сократить время на работу с документами. Организация делопроизводства с использованием специальных программ упорядочивает работу предприятия, управления его филиалами.
В ГОСТ Р 51141-98 термин «документооборот» определяется как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».
Автоматизация данного процесса позволяет наладить контроль над всем делопроизводством на предприятии.
В документообороте организации различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. ГОСТы дают определения указанным понятиям.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение». В этот раздел входит вся документация, поступающая на имя компании от физических и юридических лиц, государственных органов.
В качестве примеров можно привести следующие входящие документы:
документы от вышестоящих организаций (распоряжения, приказы);
документы государственных органов (решения суда, письма от налоговой инспекции, пенсионного фонда);
документы партнеров предприятия (деловые письма, коммерческие предложения, рекламации);
документы общественных организаций (обращения, запросы);
документы отдельных граждан (заявления, жалобы).
Указанная документация проходит прием, регистрацию, рассмотрение руководством, выработку резолюции, постановку на контроль и доставляется исполнителям.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения». В данный раздел входит документация, направляемая в адрес физических и юридических лиц, государственных органов.
В качестве примеров можно привести следующие исходящие документы:
документы, адресованные вышестоящим организациям (доклады об исполнении поручений, приказов);
документы, адресованные государственным органам (иски, кассации);
документы, адресованные партнерам предприятия (деловые письма, коммерческие предложения, рекламации);
документы, адресованные общественным организациям (ответы на обращения, запросы);
документы, адресованные отдельным гражданам (ответы на заявления, жалобы).
Правовыми актами предъявляются строгие требования к ведению делопроизводства на предприятии.
Документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или со списком на рассылку. Порядок оформления и регистрации регламентируется инструкциями и ГОСТами. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. После доработки документация вновь проходит все стадии делопроизводства.
До процедуры регистрации документ должен быть подготовлен, согласован и утвержден (подписан) внутри организации в соответствии с принятой инструкцией по ведению делопроизводства.
Ниже указана типовая схема движения исходящей документации:
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации».
Внутренняя документация подразделяется на:
на организационно-правовые,
распорядительные,
информационно-справочные,
финансово-бухгалтерские документы;
документация по трудовым отношениям,
личные документы.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. К ним относятся:
Устав,
Учредительный договор,
Положение об организации,
Положение о структурном подразделении,
Штатное расписание,
Правила внутреннего трудового распорядка,
Должностная инструкция и проч.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Примеры:
Приказ,
Распоряжение,
Указание,
Решение,
Постановление.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Примеры:
Служебная записка,
Докладная записка,
Объяснительная записка,
Предложение,
Заявление,
Протокол,
Акт,
Справка,
Заключение и прочие.
Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры:
главная книга,
годовые отчеты,
бухгалтерские балансы,
счета прибылей и убытков,
акты ревизий, инвентаризаций,
первичные документы,
кассовые книги и прочие.
Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры:
приказы по личному составу,
трудовые контракты,
личные дела,
личные карточки формы Т-2,
лицевые счета по заработной плате,
трудовые книжки,
графики отпусков и прочие.
Личные документы относятся к физическим лицам. Примеры:
резюме;
автобиографии;
расписки;
личные доверенности и некоторые другие документы.
Организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. Жизненный цикл внутреннего документа обычно состоит из подготовки, согласования, принятия, регистрации и исполнения документа. В зависимости от вида внутреннего документа маршрут движения документа может отличаться.
Ниже указана примерная схема движения внутренней документации в организации:
